Thế nào là hoá đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp? EZ-Invoice

Thế nào là hoá đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp? Không phải kế toán doanh nghiệp nào cũng hiểu đúng và phân biệt sao cho chính xác !!

Đồng thời cũng cung cấp cách để tra cứu một hoá đơn điện tử, hoá đơn điện tử xác thực thật hay giả trên cổng thông tin của tổng cục thuế.

1.Tính hợp pháp của hóa đơn điện tử,chứng từ.

Tính hợp pháp có thể hiểu đơn giản đó là hóa đơn điện tử, chứng từ tuân theo các quy định của pháp luật. Cụ thể doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng và được Bộ Tài chính cấp phép sử dụng hóa đơn điện tử. Còn lại các hoá đơn điện tử không hợp pháp là các hoá đơn giả, hoá đơn tự tạo của Doanh nghiệp nhưng chưa thông báo phát hành đăng ký  trên hệ thống của tổng cục thuế,…

Tuy vậy, trong một số trường hợp kế toán các doanh nghiệp chưa lường hết được các tình huống cụ thể để phòng tránh hóa đơn điện tử bất hợp pháp. Có nhiều trường hợp doanh nghiệp giao dịch mua bán hàng hóa dịch vụ có xuất hóa đơn điện tử đầy đủ thông tin, thanh toán minh bạch (tiền mặt hoặc cả trường hợp thanh toán qua ngân hàng) nhưng vẫn có thể gặp một trong các tình huống rủi ro về hóa đơn điện tử như sau:

2. Tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, chứng từ

Một số sai phạm hay mắc phải khi lập hóa đơn điện tử có thể đưa ra như sau:

  • Mực sử dụng trên hóa đơn không đúng theo quy định như: mực phai, mực đỏ.
  • In, hoặc ghi sai ngày tháng hóa đơn, tên doanh nghiệp, mã số thuế doanh nghiệp, địa chỉ doanh nghiệp đã đăng ký.

  • Tính toán về số tiền có sự sai lệch: số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế …
  • Hóa đơn điện tử thiếu tên, chữ ký người bán, người mua, hay đâu của bên bán (trường hợp này phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đăng ký với tổng cục thuế như thế nào có sử dụng dấu của người bán và chữ ký của người mua hay không )

Vấn đề đặt ra là khâu xuất hóa đơn và chuyển tới tay khách hàng chưa có quá trình xác thực rỗ ràng, để chứng minh rằng hoá đơn điện tử hợp lệ và hợp pháp. Do đó Bộ Tài chính thí điểm đưa hóa đơn xác thực ( hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế ) vào sử dụng từ tháng 6/2015 đến hết tháng 12/2016 tại Hà Nội và TP.HCM, và hiện nay đã mở rộng ra cả nước.

Hiện nay đã có rất nhiều các phần mềm hỗ trợ các doanh nghiệp trong nghiệp vụ xác thực hóa đơn. Trong đó có phần mềm EZ-INVOICE là một trong những phần mềm được đánh giá là dễ sử dụng và có tốc độ xử lý nhanh đồng thời khả năng tùy biến và tích hợp được với hầu hết các phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử hiện tại.

3. Cách để tra cứu một hoá đơn điện tử, hoá đơn điện tử xác thực thật hay giả trên cổng thông tin của tổng cục thuế.

–  Để biết cách tra cứu một hoá đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp các bạn tìm hiểu qua bài viết: Cách tra cứu hoá đơn điện tử GTGT thật giả trên trang“ Tổng cục thuế”

Hay việc tra cứu một hoá đơn điện tử có mã xác thực thật hay giả thông qua bài viết: 3 bước kiểm tra hóa đơn xác thực là thật hay giả chỉ trong 5 giây

thế nào là hoá đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp

Trên đây đã trả lời cho ban đọc thế nào là hoá đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp và lời khuyên cho các kế toán cũng như các doanh nghiệp về một giải pháp hạn chế hóa đơn điện tử không hợp lệ.

Mời bạn bạn đọc tìm hiểu về hóa đơn xác thực ở bài viết: “ Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế” và tham khảo phần mềm EZ-INVOICE tại đây.

Cảm ơn các bạn đã quan tâm đón đọc !

LNX