6 lợi ích của hóa đơn điện tử xác thực khiến doanh nghiệp bất ngờ

Qua thời giai đoạn thí điểm sử dụng hóa đơn có mã xác thực của cơ quan Thuế. Thực tiễn đã chứng tỏ những lợi ích của hóa đơn điện tử xác thực mang lại cho doanh nghiệp. Nó không chỉ thiết thực với mỗi doanh nghiệp, mà còn thiết thực với cả ngành thuế. Sau đây là 6 lợi ích cốt lõi nhất cho doanh nghiệp mà hóa đơn xác thực mang lại.

>>> Xem thêm để biết hóa đơn có mã xác thực của cơ quan Thuế là gì.

1. Lợi ích của hóa đơn điện tử xác thực là tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.

Với hóa đơn giấy, thủ tục đăng ký mẫu hóa đơn khá rườm rà. Doanh nghiệp mất nhiều thời gian chờ đợi cơ quan Thuế cấp phép. Sau khoảng 7 ngày, doanh nghiệp phải đem mẫu hóa đơn đi đặt in. Số lượng bản in là cố định, hóa đơn đã in phải mang về lưu trữ tại doanh nghiệp.

Lợi ích của hóa đơn điện tử xác thực là xóa bỏ những công đoạn không cần thiết. Với hóa đơn xác thực, doanh nghiệp sẽ được tự thiết kế mẫu và phát hành hóa đơn điện tử. Thủ tục phát hành và đăng ký thực hiện qua Website và Email. Cơ quan Thuế sẽ xử lý và gửi kết quả cho doanh nghiệp ngay trong ngày thông qua Email. Như vậy, hóa đơn xác thực giúp phát hành hóa đơn nhanh hơn 7 lần so với hóa đơn giấy.

2. Hóa đơn xác thực sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.

Để in mỗi quyển hóa đơn giấy thì trung bình phải trả từ 300 nghìn đến 500 nghìn đồng. Trung bình, doanh nghiệp sẽ cần in từ 5 đến 10 quyển mỗi lần. Tức là sẽ mất khoảng 3 triệu đến 5 triệu đồng mỗi lần in. Chưa kể với các doanh nghiệp lớn, số lượng cần in này sẽ tăng lên. Như vậy chi phí của doanh nghiệp sẽ tăng lên tới cả chục triệu đồng mỗi lần in hóa đơn. Chưa kể để gửi tới khách hàng, sẽ phát sinh phí chuyển phát nhanh. Số lượng hóa đơn càng lớn chi phí này sẽ càng lớn.

Lợi ích của hóa đơn điện tử xác thực ở đây là không cần thiết phải in hóa đơn. Để gửi cho khách hàng, doanh nghiệp chỉ cần lập hóa đơn, ký điện tử, gửi hóa đơn tới cơ quan Thuế để được cấp mã xác thực sau đó gửi cho khách hàng của mình dưới dạng file điện tử. Vậy hóa đơn xác thực đã giúp giảm chi phí in hóa đơn của doanh nghiệp về 0.

3. Hóa đơn xác thực giúp giảm các thủ tục hành chính.

Việc quản lý hóa đơn giấy phải nhất thiết cẩn thận. Nếu để mất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ phải giải trình chi tiết và hợp lý với cơ quan Thuế. Hàng tháng, kế toán sẽ phải thống kê về tình hình sử dụng hóa đơn như: Số hóa đơn đã sử dụng; Số hóa đơn bị hỏng do gạch xóa; Số hóa đơn chưa được sử dụng để cơ quan Thuế kiểm soát tình hình tài chính của công ty.

Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã xác thực sẽ không cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Bởi khi hóa đơn được xác thực thành công, thông tin hóa đơn của doanh nghiệp đã được lưu trữ và kiểm soát trên hệ thống của tổng cục Thuế.

Lợi ích của hóa đơn điện tử xác thực giúp tiết kiếm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp

Lợi ích của hóa đơn điện tử xác thực giúp tiết kiếm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp

4. Sử dụng hóa đơn xác thực giúp tăng độ chính xác của thông tin.

Khi lập hóa đơn giấy, kế toán phải làm tất cả nghiệp vụ bằng tay với giấy than. Bởi vậy, hóa đơn có thể bị sai sót là chuyện khó tránh khỏi. Điều này làm cho việc báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp sẽ mất thời gian nhiều hơn.

Để lập hóa đơn điện tử, kế toán sẽ sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử xác thực có kết nối với cơ quan Thuế. Trước khi được xác thực bởi tổng cục Thuế, kế toán có thể kiểm tra lại thông tin hóa đơn, thực hiện sửa hóa đơn trên phần mềm nếu có sai sót. Vì vậy, hóa đơn xác thực đã giúp tăng độ chính xác của thông tin hóa đơn cho doanh nghiệp.

>>> Xem thêm tính năng bất ngờ khác của phần mềm hóa đơn điện tử xác thực.

5. Hóa đơn xác thực chống việc làm giả hóa đơn.

Hiện nay, hóa đơn giấy giả, hóa đơn giấy hết hạn sử dụng đang tràn lan trên thị trường. Cơ quan Thuế đã tăng mức phạt đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn trái phép từ 20 triệu đến 50 triệu đồng. Và có thể truy tố hình sự nếu như hành vi này gây hậu quả nghiêm trọng.

Khi hóa đơn đã được cơ quan Thuế cấp mã xác thực, nghĩa là hóa đơn đã có giá trị pháp lý. Lúc này, khách hàng muốn kiểm tra hóa đơn chỉ cần nhập mã hóa đơn vào website của Thuế để tra cứu thông tin. Điều này sẽ ngăn chặn việc làm giả hay sử dụng hóa đơn quá hạn sử dụng.

6. Sử dụng hóa đơn xác thực giúp tăng mực độ tin cậy của doanh nghiệp.

Hóa đơn điện tử có thể chứa các thông tin nhận diện của doanh nghiệp như logo, hình ảnh. Bên cạnh đó, mã số xác thực được cấp bởi tổng cục Thuế sẽ giúp khách hàng của doanh nghiệp dễ dàng tra cứu hóa đơn trên website của Thuế để kiểm tra tính xác thực của hóa đơn.

Việc trao đổi hóa đơn điện tử giữa doanh nghiệp với khách hàng cũng đơn giản hơn rất nhiều, thay vì phải chuyển phát nhanh giống như hóa đơn giấy, giờ đây hóa đơn có thể được thông báo qua internet với nhiều phương thức tiện lợi và chuyên nghiệp hơn như Email, SMS,…

Trên đây là 6 lợi ích của hóa đơn điện tử xác thực mang lại cho doanh nghiệp. Bên cạnh rất nhiều những lợi ích khác cho cả ngành Thuế. Điều này chính là một cơ sở vững chắc để khẳng định: Hóa đơn xác thực sẽ trở thành một xu thế tất yếu trong các giao dịch kinh tế.

>>> 3 bước đơn giản này sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện  tử xác thực ngay hôm nay.