Giải đáp về hóa đơn điện tử EZ INVOICE sử dụng đơn giản hiệu năng cao

Những câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử là gì ?

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Cách thức để lập hóa đơn điện tử :

Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

Về nội dung hóa đơn điện tử phải đáp ứng được quy định tại Điều 6 Thông tư này.

2. Phân biệt hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử được in ra giấy ?

Có 4 đặc điểm để phân biệt hai loại hóa đơn này.

Phân biệt về hóa đơn điện tử in ra giấy và hóa đơn giấy

3. Hóa đơn điện tử được áp dụng cho những loại hóa đơn nào ?

Hóa đơn điện tử bao gồm :

–    Hóa đơn xuất khẩu ;

–    Hóa đơn giá trị gia tăng ;

–    Hóa đơn bán hàng ;

–    Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;

–    Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

4. Khách hàng có thể xem hóa đơn điện tử bằng những hình thức nào?

  • Xem trực tiếp như như hóa đơn giấy khi hóa đơn điện tử được in ra giấy
  • Xem trên hệ thống website mà đơn vị phát hành hóa đơn cung cấp bằng các thiết bị điện tử như : Máy tính bảng, Laptop , Smartphone…

5. Điều kiện để Doanh nghiệp được phát hành hóa đơn điện tử?

–  Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế, hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;

–   Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;

–   Có đường truyền tải thông tin, mạng Internet, đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;

–   Có đội ngũ quản lý, nhân viên đủ trình độ, để có thể vận hành hệ thống, cũng như sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định;

(Tham khảo thêm Mục 2, Điều 4 của thông tư 32 về : Nguyên tắc sử dụng, điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử)

6. Để được phát hành hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp (bên bán) phải thực hiện những thủ tục gì?

Có 3 bước cơ bản doanh nghiêp cần phải thực hiện để phát hành hóa đơn điện tử.

  • Bước 1: khởi tạo hóa đơn điện tử :

Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi quyết định áp dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)

  • Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử:

Trước khi phát hành Doanh nghiệp cần lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này)

  • Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Chú ý : Trong thực tế để nhanh chóng và thuận tiện , 3 giấy tờ trên Doanh nghiệp lập cùng 1 lúc và gửi Cơ quan thuế 1 lần.

Trên đây là số ít các câu hỏi về hóa đơn điện tử, nếu bạn đọc có khúc mắc nào về vấn đề này có thể để lại câu hỏi để được giải đáp.

Nếu Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử mà đang băn khoăn nên sử dụng phần mềm nào để bổ trợ cho việc xuất nhâp hóa đơn điện tử. Thì Doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm EZ- INVOICE, một phần mềm đơn giản dễ sử dụng và đang được các kế toán doanh nghiệp ưu chuộm trong thời gian vừa qua.

Chúc các bạn thành công !