Làm sao để chuyển hóa đơn xác thực thành hóa đơn giấy?

Hóa đơn điện tử xác thực đã mang tới nhiều tiện lợi cho người bán cũng như người mua. Tuy nhiên, không phải lúc nào người mua cũng có phương tiện nhận hóa đơn xác thực. Mặt khác, vì mới nên nhiều công tác doanh nghiệp vẫn xử lý trên hóa đơn giấy. Điều này đã phát sinh nghiệp vụ chuyển hóa đơn xác thực thành hóa đơn giấy.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước chuyển hóa đơn xác thực thành hóa đơn giấy như thế nào.

Bước 1: Truy cập phần mềm hóa đơn điện tử xác thực.

Trước tiên, bạn cần truy cập phần mềm hóa đơn điện tử xác thực mà doanh nghiệp đang sử dụng. Nếu không dùng phần mềm, có thể truy cập website xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN).

Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử xác thực EZ-Invoice

Nhập tài khoản và mật khẩu để đăng nhập

Bước 2: Hiển thị danh sách và chọn hóa đơn cần chuyển thành hóa đơn giấy

Chọn chức năng hiển thị danh sách các hóa đơn đã xác thực. Chọn hóa đơn đã xác thực thành công để thực hiện chuyển đổi.

Chọn hóa đơn cần chuyển đổi thành hóa đơn giấy

Hiển thị danh sách và chọn hóa đơn cần chuyển đổi

Bước 3: Thực hiện chuyển hóa đơn xác thực thành hóa đơn giấy và xem kết quả.

Nhấn nút "Chuyển đổi" để chuyển hóa đơn xác thực thành hóa đơn giấy trên phần mềm EZ-Invoice

Nhấn nút chuyển đổi để xem kết quả chuyển đổi dưới dạng PDF

Nhấn nút “Chuyển đổi” để chuyển hóa đơn xác thực thành file PDF. Bạn cần kiểm tra lại hóa đơn chuyển đổi dạng PDF đã đúng nguyên tắc hay chưa.

>>> Xem 3 nguyên tắc mà hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn xác thực phải tuân thủ.

Khi đã ổn, bạn cần xin chữ ký của người đại diện và đóng dấu doanh nghiệp vào hóa đơn. Hóa đơn chuyển đổi sẽ được chuyển cho người mua. Sử dụng lưu trữ hoặc cho các công tác khác liên quan tới hóa đơn.

Kết quả việc chuyển hóa đơn xác thực thành hóa đơn giấy

Kết quả việc chuyển hóa đơn xác thực thành hóa đơn giấy

Trên đây là 3 bước đơn giản giúp bạn chuyển đổi một hóa đơn xác thực thành hóa đơn giấy. Tính năng chuyển đổi hóa đơn xác thực chỉ là một trong những tính năng mà các phần mềm hóa đơn điện tử xác thực phải đáp ứng. Vì vậy, hãy cân nhắc lựa chọn chính xác một phần mềm phù hợp với doanh nghiệp của mình.

>>> Xem ngay 5 tính năng tối thiểu một phần mềm hóa đơn điện tử xác thực phải có.

Chúc bạn thành công!