3 bước đơn giản để đăng ký hóa đơn điện tử xác thực

Không thể phủ nhận những lợi ích to lớn của việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực. Mang lại không những cho doanh nghiệp mà còn cho cả ngành Thuế. Qua thí điểm, những lợi ích ấy lại càng được chứng minh rõ ràng hơn trong thực tiễn. Tuy nhiên, do đây là chủ trương mới nên khái niệm và cách đăng ký hóa đơn xác thực còn khá mới mẻ. Các doanh nghiệp cũng chưa nắm rõ các bước để đăng ký hóa đơn điện tử xác thực với Thuế.

>>> Xem thêm để biết hóa đơn có mã xác thực của cơ quan Thuế là gì.

Hiểu được những khó khăn ấy, chúng tôi xin phép viết bài hướng dẫn này. Bài này sẽ hướng dẫn các doanh nghiệp từng bước đăng ký hóa đơn điện tử xác thực.

Với mục tiêu chung là giảm thủ tục hành chính của cơ quan Thuế với doanh nghiệp. Chỉ với 3 bước sau, doanh nghiệp đã có thể sử dụng hóa đơn có mã xác thực.

Bước 1: Chuẩn bị trước khi thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử xác thực.

– Doanh nghiệp đã có mã số Thuế và đang hoạt động bình thường.

– Doanh nghiệp đã có chữ ký số theo quy định của pháp luật. Chữ ký số phải còn hiệu lực. Sử dụng cho việc ký xác nhận hóa đơn điện tử trước khi gửi đi xác thực. Chữ ký số này phải được cắm vào máy tính và sử dụng được trước khi đăng ký.

– Doanh nghiệp phải có kết nối Internet. Sử dụng cho việc đăng ký và gửi hóa đơn đi cơ quan Thuế để thực hiện xác thực.

– Doanh nghiệp phải có địa chỉ Email cố định. Sử dụng để trao đổi thông tin với cơ quan Thuế khi cần.

Bước 2: Đăng ký tài khoản mới trên thống xác thực hóa đơn của cơ quan Thuế.

Truy cập website.
Truy cập vào địa chỉ sau:

https://laphoadon.gdt.gov.vn/van-portal

Bạn Click vào “Chưa có tài khoản?” để đăng ký tài khoản mới.

Click chọn chưa có tài khoản để đăng ký tài khoản mới

Click chọn “Chưa có tài khoản?”

Đăng ký loại hình nộp thuế.
Bạn chọn là “Doanh nghiệp”.

Chọn loại hình nộp thuế là Doanh nghiệp

Click chọn “Doanh nghiệp”

Cung cấp Chữ ký số sẽ sử dụng để ký hóa đơn điện tử.
Click nút “Đọc từ token” để hệ thống đọc chữ ký số hiện có. Hãy chắc chắn đã cắm chữ ký số vào máy tính.
Chọn đúng Chữ ký số sẽ sử dụng và Click “Tiếp tục”.

Cung cấp thông tin chữ ký số và tiếp tục

Click chọn “Đọc từ token”, chọn Chữ ký số sẽ sử dụng và Click “Tiếp tục”

Đăng ký thông tin nộp thuế.
Bạn cần khai báo đầy đủ và chính xác những thông tin sau trên website:
Người đại diện: Họ và tên người đại điện pháp luật của doanh nghiệp.
Email: Địa chỉ Email cố định sử dụng để trao đổi thông tin với tổng cục Thuế.
Xác nhận Email: Nhập lại địa chỉ Email ở trên.
Số điện thoại của doanh nghiệp.
– Số Fax của doanh nghiệp.
Mô hình xác thực: Chọn tập trung hoặc phân tán tùy theo mô hình mà doanh nghiệp sẽ sử dụng.
Mã kiểm tra: Nhập mã Capcha hiển thị ở hình bên trên.
Nhấn nút “Hoàn tất” để kết thúc đăng ký hóa đơn điện tử xác thực.

Cung cấp thông tin nộp thuế và hoàn tất đăng ký hóa đơn điện tử xác thực

Điền đầy đủ thông tin doanh nghiệp và nhấn nút “Hoàn tất”

Chậm nhất sau 3 ngày cơ quan thuế sẽ có phản hồi lại Email. Trong Email chứa thông tin tài khoản, mật khẩu và một mã token bí mật. Tài khoản và mật khẩu sẽ sử dụng đăng nhập vào Website ở trên. Mã token bí mật sẽ được sử dụng ở bước 3.

Bước 3: Bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử xác thực.

Để sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp cần phần mềm xác thực hóa đơn. Phần mềm phục vụ quá trình tạo lập và xử lý hóa đơn điện tử. Đồng thời có chức năng gửi hóa đơn tới cơ quan thuế để xác thực. Với doanh nghiệp đã có phần mềm xử lý hóa đơn điện tử, thì chỉ cần sử dụng thêm một công cụ giúp ký và gửi hóa đơn điện tử đi cơ quan thuế để xác thực. Lưu ý, lúc này bạn cần sử dụng mã bí mật token ở bước 2 để cung cấp cho phần mềm làm việc.

Hiện nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ doanh nghiệp xác thực hóa đơn. Các phần mềm này kèm theo các tính năng nổi trội khác. Nhưng mỗi loại những ưu nhược điểm và mức chi phí khác nhau. Bởi vậy, bạn cần nghiên cứu và cân nhắc kỹ các phương án phù hợp với doanh nghiệp của mình. Như vậy sẽ giúp tiết kiệm chi phí mà hiệu quả, năng suất công việc vẫn cao. Bên cạnh đó phải giúp doanh nghiệp sử dụng được hóa đơn xác thực được tiện lợi, nhanh chóng, dễ dàng nhất.

>>> Xem các tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử xác thực EZ-Invoice  để có thêm sự lựa chọn.

Chúc các bạn thành công!